Evenement organiseren: wat de gemeente van u verwacht aan beveiliging

Stel: u zit in het bestuur van de feestcommissie in een dorp in Noardeast-Fryslân. In juni volgend jaar staat er een feesttent op het sportveld, met op zaterdagavond een band en een bar. Dan heeft de gemeente het een en ander van u nodig. Hieronder volgen we het evenementenbeleid 2025 tot 2030 van Noardeast-Fryslân. Andere gemeenten werken op dezelfde manier, met eigen termijnen.

Kennisgeving of vergunning

Voor een klein evenement is een kennisgeving genoeg. Dan zijn er maximaal 300 mensen tegelijk, alles speelt zich af tussen 7.00 en 24.00 uur, er is geen muziek na 23.00 uur en het verkeer heeft er geen last van. De kennisgeving doet u uiterlijk vier weken van tevoren.

Een feesttent met een band tot middernacht en vijfhonderd bezoekers valt daar niet onder. Dan heeft u een evenementenvergunning nodig.

Begin vroeg

Evenementen met een vergunning meldt u vóór 1 september aan voor de evenementenkalender van het jaar erna. Bent u te laat, dan kijkt de gemeente nog of de datum en de plek vrij zijn, maar zeker is dat niet.

De gemeente rekent met veertien weken voor de aanvraag zelf. Bij grotere evenementen is er achttien tot twintig weken van tevoren een vooroverleg. Een aanvraag die te laat binnenkomt, kan worden geweigerd.

A, B of C

Na de aanvraag deelt de gemeente uw evenement in. Een A-evenement heeft een laag risico. Bij een B- of C-evenement vraagt de gemeente altijd advies aan de politie en de Veiligheidsregio Fryslân, en is een veiligheidsplan verplicht. Voor de indeling telt onder meer of er alcohol wordt geschonken en of het terrein aan het water ligt.

In het veiligheidsplan staat onder meer hoe de beveiliging is geregeld: welke organisatie, hoeveel mensen, welke taken en hoe ze werken. Daarnaast vraagt de gemeente een beveiligingsplan als inzetplan en een EHBO-plan. Gaan er wegen dicht, dan hoort er ook een verkeersplan bij. Komen er 150 mensen of meer in de tent, dan hoort er een plattegrond van de tent bij.

Hoeveel beveiligers?

Een landelijke norm bestaat niet. Sommige gemeenten werken met een vuistregel; de gemeente Dinkelland in Twente gebruikte jarenlang één beveiliger per 250 bezoekers. Ook daar mocht ervan worden afgeweken als het veiligheidsplan daar reden voor gaf.

Noardeast-Fryslân noemt geen vast getal. U onderbouwt het aantal in uw plan, en de politie en de veiligheidsregio geven daar advies over. Een middag met kinderspelen vraagt minder dan een avond met een bar en een DJ.

Wat u zelf regelt

U blijft verantwoordelijk, ook met een vergunning. Breidt een café zijn terras uit tijdens uw feest, dan valt de beveiliging daarvan onder u als organisator.

Vertel de buren uiterlijk twee weken van tevoren wanneer het feest is en welke wegen dichtgaan. Sluit een verzekering af voor aansprakelijkheid; de gemeente raadt dat sterk aan.

Ga met uw beveiliger over het terrein voordat u het plan schrijft. Hij ziet waar de rij voor de bar komt te staan en welke uitgang 's avonds donker is.

Hulp bij het plan

Nijhuis Beveiliging beveiligt dorpsfeesten en festivals in Friesland, Groningen en Drenthe en schrijft het beveiligingsplan voor de vergunningaanvraag mee. De vergunningverlener van de gemeente kijkt ook graag mee met een concept.

Wie in september begint, staat in juni niet voor verrassingen.